Un email bien escrito refleja tu eficiencia

Un email bien escrito refleja tu eficiencia

Comunícate con tus clientes, empleados y jefes de una forma profesional, clara y efectiva. Toma nota de estos tips.

Un email bien escrito refleja tu eficiencia

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Mensajes confusos, errores de ortografía, cadenas de correos que te hacen perder el tiempo…  Si no sabes escribir mensajes correctamente, el correo electrónico puede pasar de ser una herramienta profesional a un quebradero de cabeza.

Tu puesto en la empresa implica que seas capaz de escribir correos de calidad a compañeros y clientes. Te sugerimos una serie de consejos que te ayuden a definir mejor la forma y el contenido de tus mensajes electrónicos:

Nunca pongas todo en mayúsculas. En el lenguaje de correo electrónico las mayúsculas son equiparables a gritar. A nadie le agrada recibir un mensaje en un tono desafiantes.

Qué quieres decir. Antes de empezar a escribir pegúntate que es lo quieres explicar luego se directo, céntrate en la idea principal y desarróllala.

No seas impulsivo. Los romanos decían que lo “hablado se lo lleva el viento y que lo escrito permanece”. Tenían razón, no envíes un correo en un arrebato. Si está enojado escribe el correo pero déjalo en la carpeta de “borradores” y envíalo al final del día, después de haber vuelto a leerlo con más calma.

No discutas por correo. La mayor parte de la comunicación con el otro es no verbal (tono de voz, gestos, miradas). El correo electrónico no te deja ver claramente el tono en el que te dicen algo. Discutir en un ida y vuelta de correos electrónicos puede potenciar el desencuentro y empeorar las cosas. Páralo en seco, descuelga el teléfono y habla con la persona.

No envíes cadenas. Puede parecer algo muy elemental, pero tu reputación profesional puede quedar por el suelo si le envías a tus clientes power points con imágenes de atardeceres o bromas picantes.

Asunto. Resume la idea principal. Tus clientes pueden recibir cientos de correos al día. A la hora de que lean el tuyo debes atraer su atención. En el tema del correo resume la idea principal del mensaje. Será atractivo para leerlo y fácil de encontrarlo más tarde.

Chequea quiénes están copiados.
Puede ser que estés manejando información sensible de la empresa, así que ten los ojos abiertos. Con tanto ida y vuelta de correos puede ser que no te dieras cuenta y que copiases por error a la persona menos indicada para que lo lea.

Utiliza las reglas ortográficas.
No sabes cuán lejos puede llegar tu correo ni a quién se lo renviarán. Evita las abreviaciones. No es un mensaje de texto en tu teléfono, sino un mensaje que será leído por compañeros o clientes.

Frases cortas. Utiliza líneas cortas separadas por un punto. No hables de más ni te extiendas demasiado. Se concreto y todo lo claro que te sea posible.

Relee antes de enviar. La segunda lectura es ideal para chequear errores ortográficos o expresiones no logradas. No envíes correos sin haberle dedicado un tiempo a releerlos.

Finalmente y una de las más importantes reglas, es chequear bien los destinatarios antes de hacer clic en el botón de enviar. No será la primera vez que un email que estaba destinado a ser reenviado fue respondido al remitente, con comentarios que este último no debería conocer.

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